KI-Agent erstellt Offerten im Vertrieb: verbindlich mit Grenzen

Das Wichtigste in Kürze

Eine verbindliche Offerte bindet das Unternehmen; ein Vertriebsagent braucht dafür klare Grenzen.
Das Mandat legt Produkte, Preise, Rabatte und Gültigkeit fest; darüber entscheidet ein Mensch.
Kunden können prüfen, ob die Offerte vom Unternehmen gedeckt ist, bevor sie annehmen.

Ausgangslage

Ein Grosshändler erhält täglich Anfragen. Ein Agent liest sie, wählt passende Produkte, berechnet Preise mit Mengenrabatt und versendet eine Offerte. Nimmt die Kundin an, kommt ein Vertrag zustande. Ein Fehler im Preis oder ein zu hoher Rabatt kann teuer werden, und die Kundin will wissen, ob das Angebot wirklich gilt.

Ablauf mit Nachweisen

Mandat: Die Vertriebsleitung erlaubt dem Agenten Offerten für das Standardsortiment, Rabatte bis 10 Prozent und Gesamtbeträge bis 20'000 Franken, gültig 30 Tage.
Kalkulation: Der Agent erstellt die Offerte aus Preisliste und Rabattregeln.
Entscheid: Vor dem Versand prüft eine Entscheidstelle Rabatt, Betrag und Sortiment gegen das Mandat.
Ausnahme: Höhere Rabatte oder Beträge gehen an eine Person mit Freigabe.
Versand und Beleg: Die Offerte geht mit Verweis auf Entscheid und Mandat an die Kundin.

Risiken und Gegenmassnahmen

Falsche Preise: Der Agent kalkuliert nur aus der gültigen Preisliste; Abweichungen fallen beim Entscheid auf.
Zu hohe Rabatte: Kundinnen können versuchen, den Agenten zu überreden. Die Grenze im Mandat bleibt bestehen.
Unklare Verbindlichkeit: Jede Offerte nennt ihre Gültigkeit und ob sie verbindlich ist.
Fremde Produkte: Sonderanfertigungen oder neue Produkte gehören nicht in den Rahmen des Agenten.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Vertriebsleitung: legt Sortiment, Rabatte und Beträge fest und stellt das Mandat aus.
Verkauf: entscheidet über Ausnahmen und grosse Angebote.
Kundin: kann das Mandat prüfen, bevor sie annimmt.

So sieht der Prüfschein aus

Für eine Offerte über 12'400 Franken mit 8 Prozent Rabatt prüft KYA Mandat, Entscheid und ob Betrag und Rabatt im Rahmen lagen. Das Urteil lautet gültig. Eine Offerte mit 15 Prozent Rabatt ohne Freigabe zeigt im Prüfschritt zum Umfang eine Überschreitung, und das Urteil lautet ungültig.

Einführung

Unternehmen beginnen mit Offerten für das Standardsortiment und niedrigen Grenzen. Rechtlich gelten für Agenten dieselben Regeln wie für Mitarbeitende im Vertrieb; die Seite Vertretungsmacht erklärt die Grundlagen.

Kennzahlen für den Betrieb

Der Vertrieb verfolgt die Quote angenommener Offerten, den Anteil der Offerten, die eine Freigabe brauchten, durchschnittliche Rabatte und Abweichungen zwischen Offerte und Preisliste. Steigen Freigaben bei bestimmten Produkten, sollte das Mandat dort angepasst werden.

Häufige Fragen

Ist eine Offerte eines KI-Agenten verbindlich?

Wenn der Agent im Namen des Unternehmens mit ausreichender Befugnis handelt und die Offerte als verbindlich ausgestaltet ist, kann die Annahme einen Vertrag begründen. Die rechtliche Beurteilung hängt vom Einzelfall ab.

Wie verhindere ich zu hohe Rabatte?

Mit einer Grenze im Mandat, die eine Entscheidstelle vor dem Versand prüft. Höhere Rabatte gehen an eine Person.

Kann die Kundin prüfen, ob die Offerte gilt?

Ja, wenn das Unternehmen das Mandat mitgibt. Die Kundin prüft es mit dem öffentlichen Schlüssel des Unternehmens.

Was gilt für Sonderanfertigungen?

Sie gehören nicht in den Rahmen eines Agenten für das Standardsortiment und werden von Menschen angeboten.

Was prüft KYA bei Offerten?

Mandat, Entscheid, Umfang mit Betrag und Rabatt sowie, wo vorhanden, den Beleg des Versands.

Kann der Agent Offerten nachverhandeln?

Innerhalb der Grenzen des Mandats ja. Verlangt die Kundin mehr, geht die Verhandlung an eine Person.

Wie lange sollte eine Offerte gültig sein?

So lange, wie Preise und Verfügbarkeit verlässlich sind. Das Mandat kann eine Höchstdauer festlegen, etwa 30 Tage.

Was passiert, wenn sich Preise während der Gültigkeit ändern?

Eine verbindliche Offerte gilt grundsätzlich zu den angebotenen Bedingungen. Deshalb sollte die Gültigkeit zur Stabilität der Preise passen.

Muss die Kundin erfahren, dass ein Agent die Offerte erstellt hat?

Transparenz ist ratsam. Für die Verbindlichkeit zählt, dass das Unternehmen die Offerte im Rahmen der Befugnis des Agenten abgegeben hat.

Wie gehe ich mit Offerten in Fremdwährung um?

Das Mandat sollte Grenzen in jeder erlaubten Währung festlegen. KYA rechnet Währungen nicht um.

Kann ein Agent Offerten mehrerer Lieferanten vergleichen und weiterreichen?

Ja, als Teil der Kalkulation. Reicht er eine Offerte im eigenen Namen weiter, gelten die Grenzen seines Mandats für den Endpreis. Das gilt auch für Rabatte, die er aus den Offerten der Lieferanten übernimmt.

Quellen

Obligationenrecht (OR), Art. 3 ff. und 32 ff.: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
BGB, §§ 145 ff.: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__145.html