KI-Agenten in der Beschaffung: Bestellen mit Grenzen

Das Wichtigste in Kürze

Die Kompetenzordnung des Unternehmens wird als Mandat für jeden Agenten verbindlich.
Ein Gateway prüft jede Bestellung vor der Ausführung gegen Lieferanten, Warengruppen und Beträge.
Lieferanten können das Mandat prüfen, bevor sie liefern.

Ausgangslage

In vielen Unternehmen gibt es eine Kompetenzordnung: Wer darf bis zu welchem Betrag bestellen, welche Lieferanten sind zugelassen, ab wann braucht es eine zweite Unterschrift. Für Mitarbeitende ist das in Weisungen und Systemen geregelt. Für Agenten fehlt es oft: Sie erhalten einen Zugang zum Einkaufssystem und damit faktisch die Rechte des Kontos.

Typische Szenarien

Katalogbestellungen: Ein Agent bestellt Verbrauchsmaterial aus Rahmenverträgen, sobald der Bestand unter eine Schwelle fällt.
Angebotsvergleich: Ein Agent holt Angebote ein, vergleicht sie und bereitet die Bestellung vor.
Verhandlung zwischen Agenten: Der Agent des Käufers verhandelt mit dem Agenten des Lieferanten über Menge, Preis und Termin.
Lieferantenpflege: Ein Agent aktualisiert Stammdaten und prüft Zertifikate und Nachweise der Lieferanten.

Was geprüft werden muss

Für jede Bestellung: ob sie im Mandat des Agenten liegt, also zugelassener Lieferant, Betrag unter der Grenze, Warengruppe erlaubt, und ob ein Entscheid vorliegt. Gibt ein Agent Teile des Auftrags weiter, etwa an einen Verhandlungsagenten, muss die Delegationskette jede Stufe einschränken. Lieferanten wiederum wollen wissen, ob der Agent für das Unternehmen bestellen darf, bevor sie liefern.

Rechtlicher Rahmen

Das Stellvertretungsrecht, in der Schweiz Art. 32 ff. OR, in Deutschland §§ 164 ff. BGB, verlangt, dass ein Vertreter mit Vertretungsmacht handelt. Interne Grenzen der Kompetenzordnung wirken gegenüber Lieferanten nur, wenn sie erkennbar sind; ein vorgelegtes Mandat macht sie erkennbar. Für öffentliche Beschaffungen gelten zusätzlich die Regeln des Vergaberechts, die Agenten nicht umgehen dürfen.

Einführung

Übertragen Sie zuerst die Kompetenzordnung in Mandate pro Agent und Zweck. Beginnen Sie mit Katalogbestellungen aus Rahmenverträgen, bei denen Lieferant und Preis feststehen, und erweitern Sie auf Angebotsvergleiche und Verhandlungen, wenn Entscheide und Belege zuverlässig laufen.

Erste Schritte in 30 Tagen

Woche 1: Kompetenzordnung sichten und für jede Agentenrolle Lieferanten, Warengruppen und Beträge festlegen.
Woche 2: Mandate ausstellen und ein Gateway einrichten, das jede Bestellung vor der Ausführung prüft.
Woche 3: Mit Katalogbestellungen aus Rahmenverträgen starten und Belege mit Verweis auf den Entscheid schreiben.
Woche 4: Stichproben mit KYA prüfen und Lieferanten über den Nachweis informieren, den sie prüfen können.

Häufige Fragen

Darf ein KI-Agent für ein Unternehmen bestellen?

Wenn das Unternehmen ihn dazu ermächtigt hat. Die Grenzen sollten in einem Mandat stehen, das Lieferanten prüfen können, nicht nur in internen Einstellungen.

Wie übertrage ich die Kompetenzordnung auf Agenten?

Indem jeder Agent ein Mandat mit den Grenzen seiner Rolle erhält: Lieferanten, Warengruppen, Beträge, Gültigkeit. Ein Gateway prüft jede Bestellung vor der Ausführung dagegen.

Was passiert bei einer Bestellung über der Grenze?

Die Entscheidstelle lehnt ab oder eskaliert an eine Person mit ausreichender Kompetenz. Ein signierter Entscheid hält fest, wer freigegeben hat.

Können Agenten untereinander Verträge aushandeln?

Technisch ja. Wirksam wird ein Vertrag aber nur, wenn beide Agenten innerhalb ihrer Vertretungsmacht handeln, und das sollte vor dem Abschluss geprüft werden.

Wie erfahren Lieferanten, dass ein Agent bestellen darf?

Der Agent legt sein Mandat bei der Bestellung vor. Lieferanten prüfen es mit dem öffentlichen Schlüssel des Unternehmens, etwa mit KYA.

Was gilt für Bestellungen über mehrere Positionen?

Massgebend ist die Grenze, die das Mandat festlegt, etwa pro Bestellung oder pro Tag. Das Gateway rechnet die Positionen zusammen, bevor es entscheidet.

Wie verhindere ich doppelte Bestellungen durch mehrere Agenten?

Indem Bestellungen über ein gemeinsames Gateway laufen, das offene Bestellungen kennt, und indem jede Bestellung genau einmal belegt wird.

Dürfen Agenten neue Lieferanten anlegen?

Das ist eine Handlung mit hohem Risiko und sollte nicht im Mandat eines Bestellagenten liegen. Neue Lieferanten gibt ein Mensch frei.

Was gilt für Rahmenverträge in Fremdwährung?

Das Mandat sollte Grenzen in der Vertragswährung enthalten. KYA rechnet Währungen nicht um und meldet eine abweichende Währung mit currency_mismatch.

Allgemeine Information, keine Rechtsauskunft. Massgebend sind die Gesetzestexte und die Umstände des Einzelfalls.

Quellen

Obligationenrecht (OR), Art. 32 ff.: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_32
BGB, §§ 164 ff.: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__164.html
NIST: Least Privilege: https://csrc.nist.gov/glossary/term/least_privilege