KI-Agent bucht Geschäftsreisen: Rahmen und Nachweis

Das Wichtigste in Kürze

Die Reiserichtlinie wird als Mandat mit prüfbaren Grenzen greifbar.
Gibt der Assistent Teilaufgaben weiter, darf jede Stufe den Rahmen nur einschränken.
Vor jeder Buchung prüft eine Entscheidstelle Preis, Klasse und Anbieter gegen das Mandat.

Ausgangslage

Eine Mitarbeiterin bittet ihren Assistenten, eine zweitägige Reise nach Wien zu organisieren. Der Assistent sucht Verbindungen, vergleicht Hotels und bucht. Die Reiserichtlinie legt fest, was erlaubt ist: Bahn bis vier Stunden, sonst Flug in der Economy, Hotel bis 220 Franken pro Nacht, bevorzugte Partner.

Ohne Nachweis bleibt bei jeder Buchung offen, ob sie der Richtlinie entsprach. Mit Mandat und Belegen lässt sich das für jede Reise zeigen.

Ablauf mit Nachweisen

Mandat aus der Richtlinie: Das Unternehmen stellt dem Assistenten ein Mandat aus, das die Regeln der Reiserichtlinie als Grenzen enthält.
Delegation: Für die Hotelsuche gibt der Assistent einen Teil des Auftrags an einen Hotelagenten weiter, etwa über A2A, mit engerem Rahmen als eine Delegationskette.
Entscheid: Vor jeder Buchung prüft eine Entscheidstelle Preis, Klasse und Anbieter gegen das Mandat.
Ausnahme: Liegt ein Angebot über der Grenze, entscheidet die Vorgesetzte.
Buchung und Beleg: Jede Buchung wird mit Verweis auf den Entscheid belegt.

Risiken und Gegenmassnahmen

Ausweitung bei der Weitergabe: Ein Spezialagent darf nie mehr erlauben als der Assistent selbst; jede Stufe engt ein.
Manipulierte Angebote: Versteckte Anweisungen auf Buchungsseiten dürfen keine Buchung ausserhalb der Richtlinie auslösen.
Verdeckte Kosten: Endpreis inklusive Gebühren gegen die Grenze prüfen, nicht den Lockpreis.
Stornierungen: Auch Stornierungen und Umbuchungen sind Handlungen mit Folgen und gehören ins Mandat.

Was KYA prüft

KYA prüft das Mandat, jede Stufe der Delegation, den Entscheid vor der Buchung und den Beleg. Lag der Preis über der Grenze oder hat ein Spezialagent mehr erlaubt bekommen als zulässig, zeigt der Prüfschein den betroffenen Schritt mit Begründung.

Einführung

Übersetzen Sie zuerst die Reiserichtlinie in klare, prüfbare Grenzen. Starten Sie mit Bahnreisen im Inland, bei denen Preise und Klassen einfach zu prüfen sind, und erweitern Sie dann auf Hotels und Flüge.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Personal oder Einkauf: übersetzt die Reiserichtlinie in Grenzen und stellt Mandate aus.
Reisende: geben den Auftrag und bestätigen Ausnahmen, wo nötig.
Vorgesetzte: entscheiden über Angebote über der Grenze.
Buchhaltung: gleicht Belege mit Abrechnungen ab und prüft Stichproben.

Kennzahlen für den Betrieb

Hilfreich sind der Anteil der Buchungen innerhalb der Richtlinie, die Zahl der Ausnahmen pro Reise, die durchschnittliche Zeit bis zur Freigabe und der Anteil umgebuchter oder stornierter Reisen. Häufen sich Ausnahmen bei einem Ziel, ist meist die Richtlinie anzupassen, nicht der Agent.

So sieht der Prüfschein aus

Für eine Hotelbuchung über 190 Franken pro Nacht liegen Mandat aus der Reiserichtlinie, Delegation an den Hotelagenten, Entscheid und Beleg vor. Der Prüfschein bestätigt die Delegationskette, weil der Hotelagent nur Hotels bis 220 Franken buchen durfte, und den Umfang, weil der Preis darunter lag. Das Urteil lautet gültig.

Hätte der Assistent dem Hotelagenten 300 Franken erlaubt, meldet der Schritt zur Delegation den Code delegation_scope_widened, und das Urteil lautet ungültig, selbst wenn alle Signaturen stimmen.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent die Reiserichtlinie einhalten?

Er kann ihr folgen, aber die Kontrolle sollte nicht beim Modell liegen. Eine Entscheidstelle prüft jede Buchung gegen ein Mandat, das die Regeln der Richtlinie enthält.

Was passiert, wenn das beste Angebot über dem Budget liegt?

Die Entscheidstelle eskaliert an einen Menschen. Wird die Ausnahme genehmigt, hält ein signierter Entscheid das fest.

Darf der Assistent Aufgaben an andere Agenten weitergeben?

Ja, wenn das Mandat Delegation erlaubt und jede Stufe den Rahmen weiter einschränkt. KYA prüft das für jede Stufe.

Wie belege ich eine Buchung gegenüber der Buchhaltung?

Mit Mandat, Entscheid und Beleg zur Buchung. Zusammen zeigen sie, dass die Buchung erlaubt war und wie sie ausgeführt wurde.

Kann der Agent auch Spesen abrechnen?

Das ist eine eigene Handlung mit eigenen Grenzen. Sinnvoll ist ein separates Mandat, damit Buchen und Abrechnen getrennt geprüft werden.

Was gilt bei Reisen im Ausland?

Dieselben Grenzen in der Währung des Mandats. KYA rechnet Währungen nicht um; Mandate für Auslandsreisen sollten Grenzen in der jeweiligen Währung enthalten.

Wie gehe ich mit Bonusprogrammen der Anbieter um?

Bonuspunkte dürfen die Wahl nicht über die Reiserichtlinie stellen. Sinnvoll ist, bevorzugte Anbieter ausdrücklich im Mandat zu nennen und Punkte nicht als Kriterium zuzulassen.

Wer haftet, wenn der Agent ausserhalb der Richtlinie bucht?

Das regeln die internen Vorgaben und das Verhältnis zum Betreiber des Agenten. Mit Entscheid und Beleg lässt sich zeigen, ob eine Buchung freigegeben war oder an der Prüfung vorbei erfolgte.

Quellen

Agent2Agent-Protokoll (A2A): https://github.com/a2aproject/A2A
NIST: Least Privilege: https://csrc.nist.gov/glossary/term/least_privilege